Компании, для функционирования которых необходимы транспортные средства, ежедневно сталкиваются с затратами на покупку бензина, дизельного топлива и прочих материалов и регулярно проводят учет топливных карт в бухгалтерском учете.
А реалии бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов таковы, что неизбежно возникает разрыв по времени между появлением в бухгалтерии предприятия документов от топливной компании и моментом заправки служебного транспорта. Автомобили заправляются ежедневно, а отчет от поставщика ГСМ приходит на последний день месяца. Исходя из возникающих проблем практического оприходования и списания ГСМ, была разработана оптимальная схема бухгалтерских проводок и учета ГСМ по топливным картам.
Топливная микропроцессорная карта (смарт-карта) автозаправочной станции или топливной компании – это современное техническое средство учета отпуска ГСМ. По сути это не платежное средство, а инструмент строгой отчетности, дающее право владельцу на получение некоторого количества топлива.
Виды карт:
Также карты бывают:
Топливная карта может передаваться за плату или бесплатно в случае ее последующего возвращения (определяется пунктом договора).
Согласно пункту договора, поставка топлива будет производиться посредством его выборки на АЗС поставщика. Днем поставки будет признана дата выборки ГСМ.
Получается, что деньги, отданные поставщику топлива, будут являться предоплатой на какой-либо объем топлива. Моментом перехода прав на ГСМ станет момент заправки транспорта.
Компания, решившая работать с топливными картами, должна позаботиться о некоторых моментах:
Топливные карты без учета топлива на них, которые покупались за деньги, принимаются к учету в составе материально-производственных запасов по фактической себестоимости, расходы относят к затратам по обычным видам деятельности на покупку сырья, товаров, материалов и т.д. Для учета затрат на покупку карточек подойдет счет 10.6 “Прочие материалы” (на основании сведений из товарной накладной или из договора на поставку топлива).
Бухгалтерские проводки
Операция | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
Перечислены средства за изготовление топливных карт на основании банковской выписки | 60 | 51 |
Карта отражена в составе материально-производственных запасов на основании товарной накладной или договора на поставку топлива | 10 | 60 |
Учтен НДС по карте на основании счета-фактуры | 19 | 60 |
НДС принят к вычету на основании счета-фактуры или записи в книге закупок | 68 | 19 |
Списана стоимость карты в расходы на основании бухгалтерской справки | 20, 26, 44 | 10 |
Водитель, которому выдается топливная карта, по факту не получает никаких денег, а потому счет 71 для отображения выдачи карты использовать некорректно. Получение работником карты на руки не должно отражаться в бухгалтерском учете.
Сведения с карточных терминалов АЗС отправляются в процессинговый центр топливной компании, обрабатываются, и затем на их основе составляется отчет об операциях по карте. Поставщик топлива на последний день месяца передает компании-владельцу карты:
В бумагах показывается, сколько литров ГСМ было куплено фактически, сведения подлежат сверке с отчетами сотрудника, где имеется обобщенная информация из путевых листов и чеков АЗС. Товарная накладная и отчет по операциям будет являться основанием для учета топлива по с/сч 10-3 “Топливо”. Списание израсходованных ГСМ будет проходить по путевым листам.
Бухгалтерские проводки
Операция | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
Перечислена предоплата за ГСМ на основании выписки из банка | 60.2 | 51 |
Приняты к учету ГСМ, выданные по карте на основании договора поставки ГСМ, отчета и товарной накладной | 10.3 | 60.1 |
Учтен НДС на основании счета-фактуры | 19 | 60.1 |
Учтен НДС на основании счета-фактуры и записи в книге закупок | 68 | 19 |
Зачтена предоплата на основании бухгалтерской справки и акта сверки взаимных расчетов | 60.1 | 60.2 |
Списана стоимость заправленного топлива на основании бухгалтерской справки и путевых листов | 20, 26, 44 | 10.3 |
НДС с покупки карт может быть принят к вычету:
Затраты на ГСМ относятся к расходам по обычным видам деятельности. Чтобы суммы, затраченные на покупку топлива, уменьшали налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, необходимо:
Стоимость горючего, которая будет списана на затраты компании, зависит от выбранного руководством метода оценки МПЗ (ФИФО или по средней себестоимости).
Допустим, бюджетное учреждение “Фирма” 01.09.2016 приобрело 2 топливные карты:
19.09.2016 водители обеих машин представили отчеты на заправку 200 л бензина (по 100 л 07.09.2016 и 15.09.2016). На дату заправки бензин стоил 27 и 27 рублей 50 копеек соответственно.
Операция | ДЕБЕТ | КРЕДИТ | Стоимость |
Отражена стоимость купленных топливных карт | ● 120105510 | ● 1302022730 | 60 тыс. руб. |
Отражена стоимость карт, выданных водителям | 120822560 | 120105610 | 60 тыс. руб. |
Отражена стоимость ГСМ, оплаченного денежной картой | 110503340 | 120822660 | 6 тыс. руб. |
Отражена стоимость ГСМ, оплаченного литровой картой | 110503340 | 120822660 | 5450 руб. |
Отражена стоимость ГСМ, истраченного на текущие расходы | 140101222 (или 140101272) | 110503440 | 6 тыс. руб. |
Отражена стоимость ГСМ, истраченного на ведение основной деятельности предприятия | 110601310 | 110503440 | 5450 руб. |
По информации, представленной в путевом листе, нужно вычислить количество ГСМ, которое пойдет на списание:
ТС = ОТВ + ТБ – ОТКМ ,
ТС – топливо на списание (в литрах),
ОТВ – остатки топлива при выезде машины,
ТБ – топливо в баке машины,
ОТКМ – остатки топлива на конец рабочего дня.
Операция | Сумма (руб.) | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
Выдана предоплата топливной компании за бензин | 11 800 (за 1 тыс. л.) | 60-2 | 51 |
Оплачено изготовление топливной карты (по выписке из банка) | 118 | 60-1 | 51 |
Принята к учету топливная карта (по товарной накладной и договору на поставку ГСМ) | – | 10-3 | 60 |
Учтен НДС (по счету-фактуре) | 18 | 19 | 60 |
НДС принят к вычету после оплаты карты (по счету-фактуре, записи в книге закупок) | 18 | 68 | 19 |
На последний день месяца | |||
Отражен расход по топливной карте на бензин (по отчету поставщика и чекам АЗС) | 9900 (990 л * (11,8 – 1,8)) | 10-3 | 60-1 |
Учтен НДС от затрат на бензин | 1782 | 19 | 60-1 |
Зачтенная ранее предоплата за бензин (по отчету поставщика) | 11682 | 60-1 | 60-2 |
Принят к вычету НДС по оплаченному бензину (по счету-фактуре) | 1782 | 68 | 19 |
Списана стоимость фактически израсходованного бензина (по путевому листу) | 9700 | 20 (23, 26, 29, 44) | 10-3 |
Законодательные акты представлены следующими документами:
п. 5, 6 ПБУ 5/01 | О порядке оприходования ГСМ |
ст. 223 ГК РФ | О переходе прав собственности на ГСМ в день оплаты |
ст. 458 ГК РФ | О переходе прав собственности на ГСМ в момент фактического отпуска (в момент заправки авто) |
п. 1 ст. 172 НК РФ | О принятии НДС с покупки ГСМ к вычету только после получения счета-фактуры поставщика |
Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ “О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд” | О размещении заказа путем проведения торгов или без них при сумме заказа до 100 тысяч рублей |
Методические рекомендации “Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте” (утв. Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р) | О нормах расхода топлива |
п. 52 Инструкции по бюджетному учету (утв. Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 № 148н) | Состав затрат, которые включаются в фактическую стоимость ГСМ |
п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ,
п. 1 ст. 252 НК РФ | О необходимости документального подтверждения израсходованных ГСМ |
Ошибка № 1: Бухгалтер использовал счет 71 для учета выдачи топливной карты на руки водителю.
Данный материал поможет вам разобраться в том, как происходит учет ГСМ по топливным картам, какие существуют особенности, приведем пример учета и расчета количества топлива на ОСНО/ЕНВД. Расскажем, какие наиболее распространенные ошибки и ответим на самые частые вопросы.
Ранее и физические, и юридические лица пользовались специальными топливными талонами – это было удобно и позволяло контролировать расходы топлива. Талоны имели ряд особенностей:
На сегодняшний день талонами пользуются для одноразовой заправки машины, а распространение получили топливные карты.
Топливная карта – новый способ заправки транспорта без постоянной оплаты топлива. Удобство карт заключается в следующем:
Существуют 2 вида топливных карт:
Этапы оформления карты:
Сама карта (без стоимости топлива) относится к материально-производственным расходам и оцениваются по фактической стоимости. Затраты на приобретение карт пойдут на расходы по обычным видам деятельности.
Учет цены карты ведется на основании товарной накладной на счете “Прочие расходы” , а под конец месяца общая стоимость прибавляется к стоимости купленного топлива.
Ни на каком бухгалтерском счете выдача топливной карты сотруднику не отображается, и никаких проводок не осуществляется , поскольку денежные средства фактически не выдаются.
Однако выдача карт фиксируется в журнале, форма которого должна утверждаться руководством компании и содержать следующие графы:
Топливо относится к ГСМ, имеющим следующие характеристики:
Затраты топлива подтверждаются путевыми листами, содержащими сведения:
В бухгалтерском учете горюче-смазочные материалы, купленные по топливной карте, приходуются на счет 10 “Материалы” по фактической себестоимости и без учета НДС. Выделенный в счет-фактуре НДС отражается независимо на счете 19 “НДС по приобретенным ценностям”.
Бухгалтерские проводки
Операция | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
На день денежного расчета осуществляется проводка: | ||
Приняты к учету ГСМ, право владения которыми перешло компании (согласно накладной) | 60 | |
По мере фактического отпуска ГСМ: | ||
Оприходованы ГСМ, которыми заправлены авто (согласно чекам АЗС) | 10 с/сч “ГСМ в бензобаках автомобилей” | 10 с/сч “ГСМ в резервуарах поставщика” |
Если особых правил перехода прав на топливо не оговаривается, ГСМ переходят к приобретателю в момент отпуска товара (при заправке машины).
Бухгалтерские проводки
НДС может быть принят к вычету исключительно по прибытии счета-фактуры от поставщика ГСМ.
Стоимость горючего, которая будет списана на затраты компании, зависит от выбранного руководством метода оценки МПЗ (ФИФО или по средней себестоимости).
Вид затрат на приобретение топливных карт должен быть закреплен приказом в учетной политике фирмы:
НДС может быть принят к вычету, если:
Идея установления транспортного налога, сумма которого учитывалась бы в стоимости топлива, появилась в 2010 году. Данный вид налога относится к региональным, а потому власти на местах вправе самостоятельно утверждать:
На сегодняшний день налог на топливо относится к транспортным налогам, и его сумма напрямую зависит от показателя мощности транспортного средства.
Бюджетным учреждениям приходится обосновывать целевое расходование средств государственного бюджета. Особенность бюджетного учета затрат на ГСМ – необходимость оформления специальной первичной документации, заполняемой бухгалтером и водителем.
Топливная карта служит одновременно и расчетным, и учетным документом. Согласно нормам закона бюджетные организации обязаны разместить заказ ГСМ путем проведения торгов или без них, но тогда общая сумма заказа должна быть ниже 100 тысяч рублей за квартал. А значит, для доказательства понесенных расходов нужно иметь результаты торгов или документы, подтверждающие расчетную (плановую) стоимость заказа . Организация подготавливает смету с учетом плановых показателей, применяемых при расчете объема затрат на ГСМ, а после их проверки главный распорядитель средств должен утвердить смету.
ГСМ должны тратиться в рамках утвержденных норм, в каждом бюджетном предприятии должен быть внутренний локальный акт о нормах расхода ГСМ. Учреждение вправе вводить отдельные поправочные коэффициенты к нормам затрат горючего, обосновав их применение и доказав производственную необходимость в их установлении.
Бухгалтерия бюджетного учреждения ведет раздельный учет ГСМ в зависимости от направлений их применения на обособленном счете 010503000 “Горюче-смазочные материалы” . Приходуются ГСМ по фактической стоимости. НДС, уплаченный при покупке ГСМ, не включаются в эту стоимость только тогда, когда топливо оплачено из доходов от налогооблагаемой предпринимательской деятельности учреждения и использовано в деятельности, облагаемой налогами.
ГСМ подлежат списанию по фактическому расходу (не важно, как горючее оплачивалось):
Также бюджетные учреждения практикуют списание ГСМ методом скользящей оценки, когда материалы подвергаются оценке по стоимости запасов по состоянию на первый день месяца, и стоимости всех поступлений за этот месяц.
При оплате ГСМ топливной картой учитывается форма расчетов (карты могут быть денежные и литровые).
Бюджетные учреждения используются для учета расчетов картами счет 020105000 “Денежные документы”. В аналитическом учете приходуется, а затем списывается то количество топлива, которое указано в документах, выданных на АЗС. Для литровых топливных карт стоимость определяется по цене покупки, для рублевых карт – по цене, актуальной на дату заправки.
19 августа водители принесли авансовые отчеты на заправку 200 л. бензина (по 100 л. 7 и 15 августа). На день заправки стоимость бензина равнялась 27 и 27,5 рублям.
Операция | ДЕБЕТ | КРЕДИТ | Стоимость |
Отражена стоимость купленных топливных карт | ● 120105510 | ● 1302022730 | 60 тыс. руб. |
Отражена стоимость карт, выданных водителям | 120822560 | 120105610 | 60 тыс. руб. |
Отражена стоимость ГСМ, оплаченного денежной картой | 110503340 | 120822660 | 6 тыс. руб. |
Отражена стоимость ГСМ, оплаченного литровой картой | 110503340 | 120822660 | 5450 руб. |
Отражена стоимость ГСМ, истраченного на текущие расходы | 140101222 (или 140101272) | 110503440 | 6 тыс. руб. |
Отражена стоимость ГСМ, истраченного на ведение основной деятельности предприятия | 110601310 | 110503440 | 5450 руб. |
Для подтверждения израсходованных горюче-смазочных материалов используются путевые листы, образцы которых утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78. Данное требования является обязательным.
По информации, представленной в путевом листе, нужно вычислить количество ГСМ, которое пойдет на списание:
ТС = ОТВ + ТБ – ОТКМ ,
ТС – топливо на списание (в литрах),
ОТВ – остатки топлива при выезде машины,
ТБ – топливо в баке машины,
ОТКМ – остатки топлива на конец рабочего дня.
04.06 фирма заключила договор с АЗС на пользование топливной картой и сразу оплатила стоимость карты (118 рублей, включая НДС 18 руб.). Обслуживание карты бесплатное, право собственности на бензин переходит фирме в момент заправки авто. Карта закреплена за КамАЗ-5320, на котором доставляется товар клиентам.
05.06 карта была выдана фирме и передана водителю.
30.06 на карту был перечислен аванс (5900 рублей, включая НДС 900 рублей).
На протяжении июля водителю было выдано по карте 380 л ДТ стоимостью 15 руб./л, включая НДС 2,29 руб.:
На последний день июля (31.07) АЗС переслала фирме:
Бухгалтерские проводки
Операция | ДЕБЕТ | КРЕДИТ | Сумма (руб.) |
на 04.06 | |||
Оплачена топливная карта | 60 | 51 | 118 |
Отнесена на расходы стоимость топливной карты | 44 | 60 | 100 (118 – 18) |
Отражен НДС с цены карты | 19 | 60 | 18 |
Учтена карта | 015 “Топливные карты” | – | 118 |
Принят к вычету входной НДС по купленной карте | 68 с/сч “Расчеты по НДС” | 19 | 18 |
на 30.06 | |||
Перечислен аванс | 60 с/сч “Авансы выданные” | 51 | 5900 |
на 03.07 | |||
10-3 | 60 | 2288 (180 л * (15 – 2,29)) | |
Учтен входной НДС | 19 | 60 | 412 |
на 17.07 | |||
Оприходованы ГСМ (по чекам АЗС) | 10-3 | 60 | 2542 (200 л * (15 – 2,29)) |
Учтен входной НДС | 19 | 60 | 458 |
на 31.07 | |||
Зачтен ранее перечисленный аванс | 60 | 60 с/сч “Авансы выданные” | 5700 (2288 + 412 + 2542 + 458) |
Принят к вычету НДС по ГСМ (по счету-фактуре) | 68 с/сч “Расчеты по НДС” | 19 | 870 (412 + 458) |
Затраты на ГСМ включаются в состав:
С целью расчета налога на прибыль ГСМ принимаются к учету по цене приобретения без учета НДС, если он включен в стоимость и выделен в расчетном документе отдельной строкой. НДС принимается к вычету по счет-фактуре. Стоимость ГСМ включается в затраты на день принятия к учету путевого листа или по мере продажи товаров/работ/услуг, в себестоимость которых ГСМ включены, если затраты на ГСМ признаны прямыми.
Когда путевые листы проведены по учету (должны быть чеки с АЗС), стоимость истраченного топлива включается в состав затрат, которые снижают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.
Указанный порядок списания ГСМ применяется в фирмах, рассчитывающих налог кассовым методом и методом начисления, поскольку при применении топливной карты ко времени фактической выдачи топлива деньги за него уже уплачены.
Фирмы на режиме УСН “Доходы минус расходы” имеют право включить затраты на ГСМ в состав расходов , однако необходимо документально их подтвердить.
Компаниям, применяющим режим УСН “Доходы” (ставка 6%), запрещено снижать налогооблагаемую базу на сумму затрат на ГСМ.
Списываются расходы на топливо при расчете налога к уплате также как в случае с предприятиями на ОСНО, но есть одно непременное условие для признания затрат на УСН – их оплата. НДС по таким затратам также снижают налогооблагаемую базу по налогу на УСН.
Затраты на топливо не оказывают никакого влияния на расчет налогооблагаемой базы по ЕНВД в силу того, что объект налогообложения ЕНВД – вмененный доход.
Затраты на топливо в компаниях, применяющих одновременно ОСНО и ЕНВД, должны быть распределены, однако расходы на ГСМ, которые относятся только к одному из видов деятельности, не подлежат распределению.
К вычисленной части затрат по тому виду деятельности, которая облагается ЕНВД, нужно прибавить сумму НДС, которую не разрешается принимать к вычету.
Законодательные акты представлены следующими документами:
п. 5, 6 ПБУ 5/01 | О порядке оприходования ГСМ |
ст. 223 ГК РФ | О переходе прав собственности на ГСМ в день оплаты |
ст. 458 ГК РФ | О переходе прав собственности на ГСМ в момент фактического отпуска (в момент заправки авто) |
п. 1 ст. 172 НК РФ | О принятии НДС с покупки ГСМ к вычету только после получения счета-фактуры поставщика |
Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ “О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд” | О размещении заказа путем проведения торгов или без них при сумме заказа до 100 тысяч рублей |
Методические рекомендации “Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте” (утв. Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р) | О нормах расхода топлива |
п. 52 Инструкции по бюджетному учету (утв. Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 № 148н) | Состав затрат, которые включаются в фактическую стоимость ГСМ |
п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ,
п. 1 ст. 252 НК РФ | О необходимости документального подтверждения израсходованных ГСМ |
Ошибка № 1: На предприятии, одновременно применяющем режимы налогообложения ОСНО и ЕНВД, НДС по расходам на ГСМ приняли к вычету в отношении налогооблагаемой базы только по одному из видов деятельности.
НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ 2017: как учитывается топливная карта в бухгалтерии?.Топливные карты позволяют определить, где, когда, сколько и на какую сумму сотрудник приобрел ГСМ. Поэтому в настоящее время такие карты имеют большой спрос среди компаний. Как в бухгалтерском и налоговом учете отражать затраты на их покупку, расскажем в статье, которая основана на материалах книги «Годовой бухотчет - 2012».
Топливные карты не удовлетворяют признакам денежного документа, изложенным в инструкции по применению и методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденным приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49. К таким признакам, например, относят:
- удостоверенное право на получение определенного товара (услуги) на определенную сумму, причем, как правило, безусловное право;
- из документа должно следовать, на какую сумму в денежном выражении (номинал денежного документа) можно приобрести товар (это основной отличительный признак денежного документа);
- при предъявлении денежного документа, как правило, предоставляется услуга на всю его номинальную стоимость, что свидетельствует о приобретении данного товара (услуги), то есть можно говорить о некоторой "одноразовости" денежного документа.
Топливные карты этим признакам не соответствуют. Так, карта может быть заблокирована при отсутствии своевременной оплаты, и топливо для автомобиля при ее предъявлении отпущено не будет. В результате нарушается принцип безусловности денежного документа. Кроме того, топливная карта
не имеет номинала, то есть, стоимости, на которую можно приобрести топливо. По сути, это техническое средство, выдаваемое водителям для отпуска нефтепродуктов на АЗС. Работнику компании при выдаче топливной карты фактически не передаются денежные средства. Поэтому для отражения данных операций использование счетов 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и 50 "Касса", субсчет 3"Денежные документы" не обосновано. Учитывать топливные карты на счете 10 "Материалы" как самостоятельный объект учета в связи с тем, что они имеют материальную форму, также не следует. Дело в том, что в качестве материально-производственных запасов принимаются активы:
- используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);
- предназначенные для продажи;
- используемые для управленческих нужд организации.
Следовательно, активы, определенные в качестве МПЗ, должны иметь ценность сами по себе либо использоваться компанией в качестве предметов труда. Топливные карты данному требованию не отвечают. Затраты, связанные с приобретением топливных карт, можно расценивать как дополнительные расходы на приобретение топлива. То есть, включать в , приобретенного по ним. Однако так поступать можно не всегда. Зачастую карты являются многоразовыми, и их стоимость сложно соотнести с определенной партией полученного топлива. В данной ситуации их стоимость можно включить в состав расходов по обычным видам деятельности (пункт 5 ПБУ 10/99).
При этом в зависимости от того, на какой счет затрат списывается стоимость топлива, израсходованного тем или иным автомобилем, следует списывать и стоимость карты, выданной водителю для заправки. Для учета карт
, стоимость которых включена в расходы компании, можно использовать забалансовые счета. Например, 012 "Топливные карты". Это необходимо для организации контроля за их использованием. Кроме того, компания может вести журнал учета выдачи и возврата карт. В нем нужно предусмотреть, в частности, следующие реквизиты:
- дату выдачи и возврата карты;
- номер топливной карты;
- лимит выдачи топлива по карте;
- марку топлива;
- марку, государственный номер автомобиля, который заправляется топливом;
- Ф.И.О. держателя топливной карты и его подпись.
Организация приобрела топливную карту. Ее стоимость составила 944 рублей (в том числе НДС - 144 рублей). Операции по покупке карты отразит следующими записями:
- дебет 19 кредит 60: 144 рубля - учтен входной НДС по карте;
- дебет 20 (26, 44) кредит 60: 800 рублей (944 - 144) - списана стоимость карты;
- дебет 68 кредит 19: 144 рубля - принят к вычету НДС по топливной карте;
- дебет 012: 800 рублей - стоимость карты учтена на забалансовом счете.
Затраты на покупку (выпуск, обслуживание, восстановление при утере) топливной карты могут быть отнесены к расходам
при исчислении налога на прибыль. В зависимости от вида деятельности компании затраты на топливную карту вправе учитывать как:
- материальные расходы (статья 254 налогового кодекса);
- расходы на содержание служебного транспорта (подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ);
- прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подпункт 49 пункта 1 статьи 264 НКРФ).
Свой выбор фирма должна закрепить в учетной политике организации. Если топливную карту выдают с условием возврата при оплате ее залоговой стоимости, то в налоговом учете сумма залога не является ни доходом, ни расходом, поэтому она не участвует при (подпункт 2 пункта 1 статьи 251, пункт 32 статьи 270 НК РФ).
Понятие «топливная карта» отсутствует в российском законодательстве. Ранее этот термин содержался в Распоряжении Правительства Москвы от 5 ноября 2008 года № 2591-РП «О порядке предоставления топливных карт владельцам малолитражных автомобилей», согласно которому топливная карта (смарт-карта со встроенной микросхемой) – техническое средство учета отпуска нефтепродуктов на АЗС, на которых допущены к приему топливные карты, представляющее собой носитель информации, подтверждающей право на получение нефтепродуктов. Однако данный документ утратил силу с 18 июня 2013 года.
Согласно разъяснениям УФНС РФ по г. Москве, данным в письме от 30 июня 2010 года № 16-15/068679@, топливные карты не имеют статуса кредитных или иных платежных карточек, эмитентом которых является кредитное учреждение, они используются как средство строгой отчетности, позволяющее держателю карты получить от лица покупателя определенное количество товара. Карта фиксирует объем приобретенного топлива в литрах и позволяет ее держателю заправлять топливный бак в пределах расходного лимита, который устанавливается в заявке организации-покупателя.
Как правило, порядок расчетов с поставщиками горючего по топливным картам устанавливается в договоре. В нем стороны должны определить лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за ГСМ и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов). Ежемесячно поставщик топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданные ГСМ (накладную), а также отчет (или реестр) операций по картам. В отчете должно быть указано, когда и сколько топлива было приобретено.
Топливная карта может быть как получена бесплатно, так и приобретена за плату. В первом случае порядок ведения бухгалтерского учета законодательством не установлен. Нормами также не урегулировано отражение на счетах учета операций с нулевой стоимостной оценкой. Поэтому организация стоимость полученных топливных карт на балансовых счетах отдельно не отражает.
При этом в учетной политике может быть установлено, что с целью обеспечения сохранности топливных карт на основании абзаца 4 пункта 5 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденного Приказом Минфина России от 30 марта 2001 года № 26н, их учет организуется на специально открытом для этих целей забалансовом счете , например, 012 «Топливные карты» в условной оценке. Аналитический учет может вестись в разрезе номеров карт, автомобилей, либо сотрудников – водителей.
Также организации целесообразно вести журнал учета выдачи и возврата топливных карт.
При получении карты от поставщика и передаче ее водителю в учете делается запись Дебет 012. При утрате топливной карты, ее возврате водителем либо расторжении договора с поставщиком – Кредит 012.
В случае приобретения топливных карт за плату у бухгалтера могут возникнуть сложности с их учетом.
Учитывать карты на счете 50 субсчет 3 «Денежные документы» будет неправильно, поскольку, как было указано выше, они не являются денежным документом, это техническое средство для приобретения ГСМ. Учитывать стоимость карт в цене приобретенного топлива также будет неверным, так как заранее не известно, сколько они будут использоваться. Возможно два варианта учета топливных карт (выбранный способ необходимо закрепить в учетной политике).
Первый: в момент получения топливных карт отнести затраты на их приобретение в состав прочих расходов на основании пункта 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказом Минфина от 6 мая 1999 года № 33н. При этом используются затратные счета 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и т. д., на которые будет списываться стоимость приобретенного ГСМ.
Второй метод предполагает, что топливные карты учитываются в качестве МПЗ, поскольку даже если срок их полезного использования превышает 12 месяцев, стоимость составляет менее 40 000 руб. (п. 4, 5 ПБУ 6/01). Исходя из положений подпунктов 5, 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденного Приказом Минфина от 9 июня 2001 года № 44н, топливные карты принимаются к учету по фактической себестоимости, равной сумме затрат на их приобретение, – сумме, подлежащей уплате поставщику топливных карт (без учета НДС). При передаче карт водителям их стоимость относится в состав прочих расходов.
Обратите внимание
Топливная карта может быть как получена бесплатно, так и приобретена за плату. В первом случае порядок ведения бухгалтерского учета законодательством не установлен. Нормами также не урегулировано отражение на счетах учета операций с нулевой стоимостной оценкой. Поэтому организация стоимость полученных топливных карт на балансовых счетах отдельно не отражает.
При выборе любого из двух указанных вариантов учета организация должна организовать учет карт с целью обеспечения их сохранности на забалансовом счете, например, 012 «Топливные карты» в условной оценке.
Обратите внимание, что денежные средства, которые перечислит организация на приобретение ГСМ и которые будут числиться на карте, являются предоплатой за топливо, поэтому расходом они не признаются и учитываются как дебиторская задолженность по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (п. 3, 16 ПБУ 10/99).
ПРИМЕР. УЧЕТ ТОПЛИВНЫХ КАРТ
У организации имеется пять легковых и два грузовых автомобиля. 16 января 2018 года компанией приобретены у поставщика семь топливных карт стоимостью 700 руб. (в том числе НДС 106,78 руб.). Оплата за карты в сумме 700 руб. произведена 17 января 2018 года. В этот же день поставщику перечислена оплата за бензин в сумме 100 тыс. руб.
В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие записи:
Дебет 10 Кредит 60
- 593,22 руб.– отражена стоимость приобретенных топливных карт;
Дебет 19 Кредит 60
- 106,78 руб. – отражен НДС, предъявленный поставщиком;
Дебет 60 Кредит 51
- 700 руб. – перечислена оплата поставщику;
Дебет 68 Кредит 19
- 106,78 руб. – принят к вычету НДС по топливным картам;
Дебет 20 (25,26 и т. д.) Кредит 10
- 593,22 руб. – списана на затраты стоимость топливных карт;
Дебет 012
- 70 руб. – топливные карты приняты на забалансовый учет (в условной оценке 10 руб.);
Дебет 60 аванс Кредит 51
- 100 000 руб. – перечислена поставщику оплата за топливо.
НДС, предъявленный поставщиком по счету-фактуре при приобретении топливных карт, подлежит вычету у покупателя при наличии первичных документов и после принятия карт на учет при условии, что они будут использоваться в деятельности, облагаемой НДС (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
«Наука и жизнь», так можно описать чувства бухгалтера, ведущего учет ГСМ по топливным талонам. Реалии практического учета очень трудно вписываются в нормативные требования.
Поставщик, как правило, только по окончании месяца представляет документы на сумму выкупленного топлива, то есть 31-м числом получаем документы, а забираем бензин ежедневно. Происходит разрыв во времени между представлением документов от топливной организации и моментом заправки автотранспортного средства.
На практическом примере с проводками рассмотрим наиболее корректный способ бухгалтерского учета ГСМ с использованием топливных карт.
Допустим, ООО «Счастливый шанс» заключило договор на заправку топливом по смарт-картам. С расчетного счета в августе 2016 года произведена предоплата за смарт-карты и бензин. Топливные карты изготовлены, проданы по конкретной цене за штуку и переданы в собственность компании по товарной накладной (форма ТОРГ-12) в сентябре 2016 года с выделенным НДС. НДС предъявлен по счету-фактуре, не имеющей дефектов заполнения. Для заправки автомобиля топливная карта выдана в этом же месяце водителю автомобиля, о чем в журнале учета выданных топливных карт сделана запись. В компании имеется утвержденный бланк путевого листа и нормы расхода бензина в производственных целях. В течение сентября был произведен отпуск бензина с заправочных автостанций в бак служебной машины. В конце месяца водитель предоставил путевые листы и чеки с автозаправочных станций.
Топливной компанией предоставлены услуги личного кабинета ООО «Счастливый шанс». По требованию компании в конце сентября 2016 года предоставлен реестр операций. В начале октября 2016 года в компанию поступили товарная накладная на бензин и счет-фактура, датированные сентябрем 2016 года. Претензий к правильности оформления нет.
Дополнительная информация по примеру:
1. Компания находится на общем режиме налогообложения. Автомобиль является собственностью компании и используется для служебных поездок.
2. Учетной политикой в целях бухгалтерского учета и в соответствии с рабочим планом счетов:
3. Учетной политикой в целях налогового учета:
Действия бухгалтера можно представить в виде следующего алгоритма:
1.Топливо приходуется в конце месяца, когда поступает от поставщика счет-фактура, акт приема-передачи топлива и отчет по карте (детализация).
Когда документы приходят с опозданием, можно воспользоваться информацией личного кабинета, который открывает топливная компания. Топливо учитывается на счете 10, субсчет 10.03 «Топливо». В детализированном отчете видим следующую информацию:
Проводка по приходу топлива формируется последним днем месяца.
Есть маленький нюанс. ТМЦ должны приходовать на склад. На какой? На стационарный склад топливо в любом случае не попадает. Выходим из положения так: придумываем название склада и заполняем позицию склад как «лицевой счет в резервуаре в …»(наименование поставщика топлива). Чтобы налоговые органы не считали услуги по хранению безвозмездными, оговорите как-то этот момент в договоре или в дополнительном соглашении. Это важно. Это просто технический прием.
2. На основании детализации поставщика (отчета) делается перемещение со склада (смотрите пункт выше) в бак конкретной машины. То есть теперь склад будет иметь наименование «Бак машины №..».
Перемещение делается тоже последним днем месяца, несмотря на то, что датой поставки считается дата выборки топлива. Момент перехода права собственности на горючее – это момент заправки в баки. Но бухгалтер не может организовать приход этой датой, так как приход будет раньше, чем дата выставленных документов. Кроме того, не может поставить на учет НДС по приобретенному топливу. Судьба НДС — следовать за приобретенными ценностями. Но документ с выделенной суммой НДС поступит в конце месяца. Поэтому приходится использовать такой прием.
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
3. Данные детализации сверяются с отчетами водителя, где обобщается информация из путевых листов и полученных при заправке чеков терминалов АЗС. Обязательно требуйте от водителей прикрепления чеков с автозаправочных станций к путевым листам.
4. Списание израсходованного бензина производится на основании путевых листов. В путевом листе по каждой конкретной машине указывается норматив топлива и фактический расход. Списывается топливо последним числом месяца по каждой машине через документ Накладная-требование. Удобно предварительно сделать ведомость в виде таблицы Excel. Итоги удобнее оформить бухгалтерской справкой.
5. Контроль. Остаток топлива на конец месяца по складу «Бак конкретной машины» должен сходиться с остатком в последнем путевом листе данной машины.
6. Перерасход топлива считается непроизводственным расходом и относится на счет 91.2. Его можно вычислить, если будет по каждой конкретной машине указываться в путевом листе норматив топлива и фактический расход.
Сформируем проводки в таблице. Обращаем внимание, что проводки составлены для режима ОСНО. Для предприятий на УСН порядок работы с НДС другой:
№ п/п | Дебет | Кредит | Факт хозяйственной жизни | Документ-основание |
1. | 60.02 | 51 | Перечислена предоплата поставщику за изготовление топливных карт | Выписка от августа 2016г. |
2. | 60.02 | 51 | Перечислена предоплата поставщику за топливо разных видов | Выписка от августа 2016г., Договор поставки топлива |
3. | 26 | 60.01 | Учтены услуги по изготовлению топливных карт как расходы, связанные с обычным видом деятельности (п.5 ПБУ 10/99) | Акт приема-передачи топливных карт. Обычно дают товарную накладную (форма № ТОРГ-12).Сентябрь 2016г. |
4. | 19.04 | 60.01 | Учтен предъявленный НДС по услугам | Счет-фактура от сентября 2016г. |
5. | 68.02 | 19.04 | Счет-фактура, Книга покупок сентябрь 2016г. | |
6. | 60.01 | 60.02 | Зачтен аванс при расчетах за топливные карты | Акт приема-передачи топливных карт или Накладная. сентябрь 2016г. |
7. | 10.03 (лицевой счет в резервуаре) | 60.01 | Принято к учету топливо, полученное по топливным картам. Определитесь со складом исходя из реалий и договора | Договор поставки ГСМ, Товарная накладная; Отчет по карте или реестр операции. Дату прихода вынуждены делать 30.09.2016г. |
8. | 19.03 | 60.01 | Учтен предъявленный НДС по топливу | Счет-фактура от 30.09.2016г. |
9. | 68.02 | 19.03 | Зачтен НДС при выполнении всех условий по НК РФ | Счет-фактура, Книга покупок 30.09.2016г. |
10. | 60.01 | 60.02 | Зачтен аванс при расчетах за топливо | Акт приема-передачи топливных карт или Накладная 30.09.2016г. |
11. | 006 «Топливные карты у МОЛ» | Приняты к учету на забалансовый счет топливные карты в условной оценке (если передаются бесплатно) или по стоимости приобретения. В примере по стоимости в товарной накладной. | Акт приема-сдачи, накладная. сентябрь 2016г. | |
12. | 006 «Топливные карты у сотрудников» в разрезе мест хранения или ответственных за их хранение | 006 «Топливные карты у МОЛ» | Выданы сотрудникам топливные карты (по условию примера — в сентябре) | Журнал в разрезе каждой карты по номеру или закрепить каждую карту за автомобилем или за водителем |
13. | 006 «Топливные карты у сотрудников» | Внутренние перемещения бланков строгой отчетности в компании | Оправдательные первичные документы путем изменения ответственного лица (или) места хранения | |
14. | 006 «Топливные карты у МОЛ» | Списание топливных карт с учета у материально-ответственного лица | В случае ее утраты или расторжения договора с топливной компанией | |
15. | 10.03 склад (бак машины №) | 10.03 склад (лицевой счет в резервуаре) | Внутреннее перемещение топлива в баки автотранспортных средств | Отчет топливной компании по карте, предоставленный в конце месяца. Чеки водителей, если не потеряны. 30.09.2016г. |
16. | 20,26,46 | 10.03 | Списано израсходованное топливо по каждой машине | Путевой лист, бухгалтерская справка, Требование-накладная 30.09.2016г. |
17. | 91.2 | 10.03 | Списан расход топлива выше норм. К налоговому учету не принимается | Бухгалтерская справка 30.09.2016г. |
Приведем несколько пояснений к проводкам.
Проводка №3 . Согласно ПБУ 5/01 все затраты, связанные с приобретением МПЗ включаются в их фактическую стоимость, по которой МПЗ принимаются к учету. Однако многоразовые топливные карты невозможно соотнести с какой-либо определенной партией приобретаемого топлива. Поэтому принимаем решение списать стоимость топливных карт на расходы, связанные с обычным видом деятельности.
Для отражения этой суммы по налоговому учету в учетной политике закрепляется, к какому виду расходов будет отражаться приобретение карт. По НК РФ данный расход может быть отражен как:
Существует несколько позиций о том, на каком забалансовом счете учитывать топливные карты и как организовать контроль за их сохранностью и движением. Но они не совсем корректны:
Проводка №5. НДС по картам принимается к вычету, когда выполнены 3 условия:
Проводка №7. В целях налогового учета расходы на топливо признаются расходами по обычным видам деятельности. Они относятся либо к материальным расходам, либо к расходам на содержание служебного транспорта. Поэтому сделайте свой выбор в пользу нужного варианта и закрепите его в Учетной политике по налоговому учету.
Помните о том, что для уменьшения налогооблагаемой прибыли расходы согласно нормам ст. 252 НК должны быть:
Проводка №9. НДС по топливу можно принять к вычету, когда:
Проводка №11. Есть разные мнения о том, на каком забалансовом счете учитывать топливные карты. Утвержденного бухгалтерского порядка учета топливных карт не существует, поэтому на практике используются различные варианты.
Топливная карта является своего рода носителем информации, так как карта содержит техническую информацию о видах топлива и установленных суточных лимитах (в литрах или рублях). Фактически топливные карты используются как средство строгой отчетности, позволяя их держателю получить от имени покупателя определенное количество нефтепродуктов. А раз так, то для обеспечения их сохранности и контроля за выдачей, наиболее целесообразно организовать учет карт на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Однако, это не означает того, что топливные карты являются бланками строгой отчетности. Просто данный счет позволяет учесть всю необходимую информацию о картах. Учет карт и бланков должен вестись раздельно.
Для ясности в этом вопросе нужный вариант учета топливных карт закрепляется в Учетной политике. Учет может вестись как в условной оценке (один бланк-один рубль), если по условиям договора топливные карты передаются бесплатно, так и за плату — по стоимости приобретения.
Позаботьтесь о следующем:
1. О наличии Учетной политики и рабочего Плана счетов, где присутствует счет и субсчет, на котором учитывается топливо и топливные карты. Если топливные карты отражаются на забалансовом счете, то укажите на каком именно и заявите также в рабочем плане.
2. В Учетной политике для целей бухгалтерского учета нужно проверить наличие пунктов:
3. В Учетной политике в целях налогового учета определиться с расходами по:
4. В части документооборота. Приложить бланк того путевого лица, с которым будете работать. При этом можно разработать и утвердить свой.
5. Утвердите нормы расхода топлива отдельным приказом, чтобы избежать проблем с обоснованностью расходов на ГСМ. Ориентируйтесь на нормативы Минтранса. Эти нормативы содержатся в распоряжении Минтранса от 14.03.2008г. №АМ-23-р.
6. Контролировать перерасход топлива по каждой машине, указывая в путевом листе норматив топлива и фактический расход топлива по каждой конкретной машине. Перерасход топлива считается непроизводственным расходом и относится на счет 91.2.
7. Для контроля за платежными картами заведите специально разработанный журнал учета поступления топливных карт, перемещения, выдачи и списания. Форма такого журнала утверждается в учетной политике. Обычно он содержит следующие данные: дата получения карты сотрудником, дата возвращения, марку машины, государственный регистрационный номер машины, ФИО и подпись водителя машины.
9. Для удобства учета списания расхода по путевым листам разработайте ведомость-таблицу в Excel, внутреннюю аналитическую таблицу.